» Políticas
parallax background

Políticas Heinsohn

Política de Protección de Datos Personales

1. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Heinsohn Business Technology S.A. y Heinsohn Human Global Solutions S.A.S. cada una individualmente considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, “LA COMPAÑÍA”).

2. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Heinsohn Business Technology S.A. y Heinsohn Human Global Solutions S.A.S. entidades con domicilio en la Carrera 13 N° 82-49 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
Correo electrónico protecciondedatos@heinsohn.com.co, Teléfono +57 (1) 6337070.

3. Definiciones

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA COMPAÑÍA tiene una relación comercial. Comprende las tiendas, supermercados, mini mercados, entre otros.
  • Consumidores: Persona natural que consume los bienes producidos por LA COMPAÑIA.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • 4. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

    Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA COMPAÑIA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

  • Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
  • Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
  • Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
  • Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en LA COMPAÑIA están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en LA COMPAÑÍA.
  • 5. Tratamiento y Finalidades al cual serán sometidos los Datos Personales tratados por LA COMPAÑIA

    LA COMPAÑIA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

    5.1. Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

    • Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por LA COMPAÑIA;
    • Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;
    • Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑIA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
    • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
    • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
    • Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑIA y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
    • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
    • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA COMPAÑIA y en sus bases de datos comerciales y operativas;
    • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑIA.

    • 5.2. Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Consumidores:

    • Para cumplir las obligaciones contraídas por LA COMPAÑIA con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos;
    • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;
    • Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece LA COMPAÑIA y sus compañías vinculadas;
    • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
    • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
    • Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;
    • Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;
    • Permitir que compañías vinculadas a LA COMPAÑIA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
    • Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑIA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
    • Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de LA COMPAÑIA, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

    • 5.3. Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

    • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
    • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LA COMPAÑIA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
    • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
    • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
    • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
    • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
    • Planificar actividades empresariales;

    • 5.4. Respecto a los Datos de Proveedores:

    • Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por LA COMPAÑIA;
    • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
    • Para hacer el registro en los sistemas de LA COMPAÑIA;
    • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;

    • 5.5. Respecto a los datos personales de nuestros accionistas:

    • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA COMPAÑIA;
    • Para el pago de dividendos;
    • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas;
    • 6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales


      Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA COMPAÑIA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

      6.1 Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA COMPAÑIA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

      6.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA COMPAÑIA para el Tratamiento de sus Datos Personales.

      6.3 Ser informado por LA COMPAÑIA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

      6.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

      6.5 Solicitar a LA COMPAÑIA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 13 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA COMPAÑIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

      6.6 Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

      Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
      • Por el Titular;
      • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
      • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
      • Por estipulación a favor de otro o para otro.

      7. Deberes de LA COMPAÑÍA como Responsable del Tratamiento de Datos Personales


      LA COMPAÑIA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA COMPAÑIA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

      LA COMPAÑIA atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

      8. Área Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política


      El área de seguridad de la información de Heinsohn Business Technology S.A. tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA COMPAÑIA están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de seguridad de la información y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

      El área de Servicio al cliente de Heinsohn Business Technology S.A. ha sido designada por LA COMPAÑÍA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Carrera 13 N° 82-49 Piso 6 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: protecciondedatos@heinsohn.com.co.

      9. Autorización


      LA COMPAÑIA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
      Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA COMPAÑIA, tales como:
      • Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA COMPAÑIA.
      • De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
      • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

      IMPORTANTE: En ningún caso LA COMPAÑIA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

      10. Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales.


      10.1 Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible
      El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

      En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA COMPAÑIA informará al Titular:

      • que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
      • cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

      Adicionalmente, LA COMPAÑIA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, LA COMPAÑIA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

      10.2 Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes
      Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA COMPAÑIA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

      Cumplidos los anteriores requisitos, LA COMPAÑIA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

      11. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales


      Los Titulares de Datos Personales tratados por LA COMPAÑIA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.
      Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

      • Comunicación dirigida a Heinsohn Business Technology S.A. área de Servicio al Cliente, Carrera 13 No. 82-49, Bogotá D.C. Colombia.
      • Solicitud presentada al correo electrónico: protecciondedatos@heinsohn.com.co
      • Solicitud presentada a través del teléfono +57 (1) 6337070 al área de Servicio al cliente.

      Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

      11.1 Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

      (i) El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

      (ii) El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

      (iii) La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

      (iv) Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, LA COMPAÑIA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

      (v) Las peticiones y/o consultas serán atendida por LA COMPAÑIA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

      11.2 Procedimiento para la realización de quejas y reclamos

      De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por LA COMPAÑIA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante LA COMPAÑIA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

      (i) El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

      (ii) La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA COMPAÑIA indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

      • El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
      • Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
      • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

      (iii) Si la solicitud se presenta incompleta, LA COMPAÑIA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

      (iv) En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área Legal de Heinsohn Business Technology S.A., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

      (v) Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.

      (vi) El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

      12. Información Obtenida en forma pasiva


      Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA COMPAÑIA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de LA COMPAÑIA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

      13. Seguridad de los Datos Personales


      LA COMPAÑIA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA COMPAÑÍA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA COMPAÑIA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA COMPAÑIA y sus Encargados. LA COMPAÑIA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

      14. Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales


      LA COMPAÑIA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
      Igualmente, LA COMPAÑIA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA COMPAÑIA cuando:

      • Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA COMPAÑIA;
      • Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

      En todo caso, cuando LA COMPAÑIA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

      (i) Los alcances y finalidades del tratamiento.

      (ii) Las actividades que el Encargado realizará en nombre de LA COMPAÑIA.

      (iii) Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y LA COMPAÑIA.

      (iv) El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.

      (v) La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

      (vi) Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por LA COMPAÑIA como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.
      LA COMPAÑIA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

      15. Legislación Aplicable


      Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

      16. Vigencia


      Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 23 de Febrero de 2018.
Política de Cookies

1. General

Heinsohn Business Technology S.A. y sus subsidiarias respetan su privacidad. Esta política describe el tipo de información que podríamos recopilar en nuestra página Web y su uso. Esta política puede ser actualizada ocasionalmente, de modo que recomendamos consultarla de vez en cuando. Al utilizar esta página y/o al proporcionar información personal, usted expresa su conformidad con los términos de esta política.

2. Recopilación y utilización de información personal

La información personal incluye información como su nombre, dirección, número telefónico, empresa donde labora y dirección electrónica. Generalmente, usted puede visitar nuestra página Web sin proporcionar ninguna información personal. Sin embargo, necesitamos recopilar su información personal para propósitos comerciales cuando solicite ampliar la información sobre un producto o contacto con un Experto Heinsohn. En caso de ser necesario utilizar su información personal para otros fines, se lo comunicaremos al momento de obtenerla. Al proporcionarnos esta información, usted estará dando su consentimiento para utilizar y revelar su información personal, para los fines notificados.

3. Revelación

Podríamos revelar su información personal a nuestras compañías asociadas y a terceros, para los fines de nuestros negocios, actividades de mercadeo y otras actividades relacionadas con el sitio Web. No venderemos, transferiremos ni revelaremos su información personal a terceros, sin su consentimiento expreso, o sólo se hará, de ser necesario, para cumplir con su solicitud o para otros fines relacionados; nunca venderemos, transferiremos ni revelaremos su información personal a terceros, para sus actividades comerciales y de mercadeo.

4. Los cookies y demás información sin identificación

Una cookie es un texto que solicita permiso para ser colocado en su disco duro. Si usted accede (o si su navegador lo hace automáticamente, cuando está configurado de ese modo), su navegador agrega ese texto en un archivo pequeño. Una cookie ayuda a analizar el tráfico por Internet o deja que los operadores de la página Web sepan cuando usted visita un sitio en particular. Las cookies permiten a las aplicaciones Web a responderle a usted individualmente. La aplicación de la Web puede personalizar sus operaciones de acuerdo con sus necesidades, preferencias u objeciones, al reunir y registrar la información sobre sus preferencias. Hemos incluido una lista completa de las cookies usados en Talkingalcohol.com, la cual aparece a continuación, junto con una definición de para qué se utiliza la cookie. Heinsohn no utilizará estas cookies para recoger información que pueda identificarlo a usted personalmente.

Cómo controlar y borrar las cookies

Sabemos que hay personas a quienes les preocupan las cookies, pero pensamos que, mediante el uso apropiado de los mismos, el beneficio obtenido bien vale la pena, tanto para usted como para Heinsohn. Usted puede borrar los archivos que contienen cookies – esos archivos están guardados como parte de su navegador de Internet. Si desea restringir o bloquear las cookies que hayan sido configurados o si desea recibir notificación de las solicitudes para instalar cookies o si desea rechazar las cookies del todo, usted puede hacer esto mediante la configuración de su navegador. La función de Ayuda en su navegador le dará instrucciones para hacerlo. Por favor tenga en cuenta que al declinar o rechazar las cookies podría impedir la utilización del sitio Web en su plena capacidad. En forma alternativa, puede visitar http://www.aboutcookies.org que contiene amplia información sobre cómo hacerlo, en diversos navegadores de Internet. Ahí también encontrará detalles sobre cómo borrar las cookies de su computador, igual que información más general sobre las cookies. Para su información sobre cómo hacer esto en el navegador de su teléfono celular también, debe consultar el manual del usuario respectivo.

5. Seguridad y precisión

Consideramos importante la precisión y seguridad de sus datos personales y hemos establecido procedimientos físicos y electrónicos para poder conservar la seguridad de su información personal. Por lo tanto, solamente el personal administrativo autorizado tendrá acceso a esta información. En caso de habernos enviado información personal que desean borrar de nuestros registros o que quisieran actualizar, favor utilizar los detalles de contacto correspondientes en nuestra página “Contáctenos”. Concédanos el tiempo necesario para actualizar sus datos.

6. Transferencias


Cualquier información personal que recopilemos será guardada en el país donde se recoge y podrá ser transferida también de otros países a Colombia.

7. Contáctenos


Para preguntas adicionales, favor visite la página: Contáctenos a servicioalcliente@heinsohn.com.co para conocer detalles acerca de cómo enviar preguntas y sugerencias, respecto a esta política de privacidad.
Aviso de Privacidad
Heinsohn Business Technology S.A. y Heinsohn Human Global Solutions S.A.S., cada una individualmente considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, “LA COMPAÑÍA”), en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes, le informa que los datos personales que usted suministre en virtud de las actividades u operaciones celebradas con LA COMPAÑIA, serán tratados de acuerdo a su política de Protección de Datos Personales y mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos.

1. Responsable del Tratamiento

Heinsohn Business Technology S.A. y Heinsohn Human Global Solutions S.A.S. entidades con domicilio en la Carrera 13 N° 82-49 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
Para mayor información podrá contactarnos en el Correo electrónico protecciondedatos@heinsohn.com.co, o al teléfono +57 (1) 6337070.

2. Tratamiento y Finalidad

Los Datos Personales suministrados serán recolectados, utilizados, transmitidos, transferidos, almacenados y procesados para las siguientes finalidades:

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por LA COMPAÑIA con sus clientes al momento de adquirir nuestros productos;
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;
  • Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos que ofrece LA COMPAÑIA y sus compañías vinculadas;
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
  • Permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por LA COMPAÑIA;
  • Realizar estudios de mercado sobre hábitos de compra y análisis estadísticos para usos internos;
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
  • Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;
  • Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑIA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes,distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA COMPAÑIA y en sus bases de datos comerciales y operativas.
  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de LA COMPAÑIA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del Empleador y asistir en su utilización;
  • Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA COMPAÑIA, entre otros;
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑIA y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
  • Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de LA COMPAÑIA y procesar sus pagos;
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
  • Para procesamiento de pagos y verificación de saldos;
  • Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑIA.

  • 3. Derechos del titular de Datos Personales

    Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía, tienen los derechos previstos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y en particular:

  • Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA COMPAÑIA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA COMPAÑIA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Ser informado por LA COMPAÑIA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Solicitar a LA COMPAÑIA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de la Política de Protección de Datos Personales de LA COMPAÑIA. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y LA COMPAÑIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
  • Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud.
  • 4. Mecanismos para conocer la Política de Protección de Datos Personales

    Los invitamos a conocer la Política de Protección de Datos Personales de LA COMPAÑÍA, la cual incluye los procedimientos para que los titulares de Datos Personales puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y revocar la autorización, y se encuentra disponible para su consulta en el sitio web www.heinsohn.com.co

    Para dudas e inquietudes relacionadas con estos temas puede escribirnos al correo electrónico protecciondedatos@heinsohn.com.co.

    Bogotá D.C., 23 de Febrero de 2018.
Política de Calidad
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, a través del desarrollo de soluciones de software a la medida y prestación de servicios especializados, apoyados en la competencia de nuestro talento humano, en la infraestructura necesaria, en la búsqueda constante de oportunidades de mejora, en el cumplimiento de los requerimientos legales aplicables y en la responsabilidad social frente a nuestras partes interesadas.
Política de Gestión del Fraude

1. Objetivos

El objetivo principal de esta política es establecer los lineamientos y parámetros generales que deben ser seguidos por todos los Empleados, Administradores, Accionistas, Directores y partes interesadas al grupo empresarial Heinsohn Business Technolohy SA (en adelante Heinsohn), con el fin de minimizar la materialización de situaciones asociadas al Fraude.

2. Alcance

Aplica a todos los colaboradores que ingresen a la compañía a partir de la publicación y divulgación de la presente política, empleados, administradores, Accionistas, Directores y partes interesadas al grupo empresarial Heinsohn.

3. Duración

Permanente.

4. Descripción

La cultura y la posición de nuestra compañía se fundamenta en cero tolerancia frente al Fraude. Por lo anterior, Heinsohn busca permanentemente implementar las mejores prácticas contra estas actividades.

En aras de cumplir la política, Heinsohn:
  • Se abstiene de participar en cualquier forma de fraude, soborno, o práctica de corrupción, directa o indirectamente.
  • Promueve y establece dentro de toda la organización, una cultura institucional antifraude, antisoborno y anticorrupción.
  • No tolera que sus Empleados, Administradores, Accionistas, Directores, Proveedores y Terceros Asociados, obtengan resultados económicos, comerciales o de cualquier otra índole a nivel directo o indirecto, a cambio de violar la ley o actuar de manera deshonesta.
  • Cuenta con el código de ética el cual regula la conducta de los empleados con el fin de prevenir la promoción de cualquier forma de Fraude. Los lineamientos y reglas del código de ética se entienden incorporados a la presente política.
  • Genera un entorno de transparencia, manteniendo los canales adecuados para favorecer la comunicación de dichos asuntos al interior de la organización y coordinando el conjunto de acciones necesarias para prevenir, detectar y dar respuesta a posibles situaciones de fraude y corrupción.
  • Toma las medidas necesarias a nivel disciplinario para combatir el fraude, el soborno y la corrupción, de cualquier forma, o tipología de la que se trate.

5. Uso Interno

  • Prioriza las actividades de prevención de fraude, soborno y corrupción, sin disminuir los esfuerzos encaminados a la detección y corrección de situaciones relacionados con los mismos flagelos.
  • Evalúa los indicios de presuntos actos de fraude, soborno o corrupción, bajo los principios de confidencialidad, integridad, transparencia, objetividad, independencia y autonomía de los responsables de las evaluaciones.
  • Gestiona de forma oportuna todas las denuncias de actos relacionados con fraude, soborno o corrupción, independientemente de su cuantía o del personal involucrado, garantizando confidencialidad, objetividad, respeto y transparencia. Ningún funcionario sufrirá consecuencias negativas por prevenir, rechazar o denunciar un acto de esta naturaleza.
  • No mantiene vínculos con Empleados, Administradores, Directores, Proveedores o Terceros Asociados que hayan sido condenadas por actividades delictivas relacionadas con fraude, soborno o corrupción.
  • Cuenta con el canal de comunicación de transparencia, a través del cual se reciben las denuncias del incumplimiento de lo dispuesto en código de ética, incluyendo los actos incorrectos relacionados con fraude, soborno y corrupción.

  • 6. Procesos para evitar fraude

    Heinsohn contempla dentro de sus procesos y áreas de negocio, las siguientes actividades para evitar el fraude:

    • Selección y reclutamiento de personal: Con el fin de contratar personal idóneo y de confianza que cumpla con el código de ética, dentro del proceso de selección y reclutamiento de personal, Heinsohn cuenta con un proceso de verificación (Estudio de Seguridad) antes de realizar la contratación de personal.
    • Selección y conocimiento del cliente: Heinsohn realiza una validación previa a los prospectos antes de establecer un vínculo comercial. Para lo cual, el área de mercadeo realiza una validación SARLAFT. En caso de presentar un resultado que incumpla o no se alinee con la Política de Gestión del Fraude de la compañía, se prohíbe iniciar relaciones comerciales con dicho tercero.
    • Firma de compromisos y políticas: Al momento de iniciar cualquier relación laboral con terceros, Heinsohn suscribirá un acta de aceptación de nuestras Políticas de Gestión del Fraude.
    • Actividades de control: El área financiera de Heinsohn realizará trimestralmente auditoria a las cuentas bancarias para poder identificar cualquier indicio de fraude. Por otra parte, se realizará por parte de la revisoría fiscal, tres auditorias al año, donde se realiza una revisión minuciosa de la información financiera de la compañía.
    • Control de acceso de usuarios de TI: Existen procedimientos formales para controlar el correcto acceso a los sistemas de tecnología. Los procedimientos de acceso deberán abarcar todas las etapas del ciclo de vida de los usuarios, desde el registro inicial de nuevos usuarios, hasta el retiro de estos.
    • Pagos de facilitación: se prohíben los pagos de facilitaciones, entendidas como los pagos efectuados para asegurar o agilizar el cumplimiento de las obligaciones de Heinsohn con terceros.
    • Regalos y entretenimiento: Los empleados deberán abstenerse de recibir u ofrecer regalos o entretenimiento que superen el 10% SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente) y que estén en contravía de la presente política. Se podrán recibir u ofrecer obsequios empresariales[1] que no superen el monto establecido anteriormente.

    [1] Se entiende como obsequios empresariales cualquier elemento dado o recibido como consecuencia de una relación comercial y por el que no se paga un valor en el mercado. Ejemplo agendas, esferos, mugs, etc.

    7. Procesos para reportar fraude

    Heinsohn dispondrá del siguiente correo electrónico para que los empleados o cualquier tercero pueda reportar un posible fraude, robo o cualquier irregularidad:

    reportefraude@heinsohn.com.co

    Dentro del correo electrónico se deberá incluir los terceros relacionados con el fraude y los hechos que sustentan el mismo. Heinsohn mediante esta política garantizará la confidencialidad del reporte realizado.

    Para empleados de Heinsohn también se dispone de la mesa de servicio interna en la cual se podrá registrar incidente, fraude, robo o cualquier irregularidad, dentro de la opción ““Reporte Fraude”.

    Con el fin de mantener la confidencialidad y evitar poner en peligro las investigaciones, los empleados no deberán hacer comentario alguno al respecto con otros empleados o con cualquier otra persona, para evitar fugas de información.

    Heinsohn procederá a realizar las respectivas investigaciones del fraude, robo o cualquier irregularidad con las áreas relacionadas con el mismo. Si dentro de las investigaciones se identifica que efectivamente se materializa dicho fraude, robo o irregularidad, se deberá proceder obligatoriamente a evaluar las sanciones.

    Después de que la investigación se ha completado, es necesario determinar qué acción se tomará en razón de los hallazgos. En algunos casos puede ser necesario tomar ciertas acciones antes de que la investigación esté terminada (por ejemplo, preservar las pruebas, mantener la confianza en los testigos o mitigar las pérdidas). Esto podría requerir la suspensión o cambio físico de los individuos o acciones legales para asegurar los activos.

    Sanciones

    Después de realizar la respectiva investigación, cuando aplique, resultará la imposición de las sanciones disciplinarias que apliquen de acuerdo con el código sustantivo del trabajo y legales. Cualquier acción que se aplique a todos los niveles de los empleados, incluidos los altos directivos, debe ser adecuada a las circunstancias, y debe tomarse sólo después de consultar con los responsables de tales decisiones. La consulta con el área legal y de gestión humana es necesaria antes de tomar una acción disciplinaria, civil o penal.

    Toda investigación y sanción disciplinaria se deberá llevar a cabo sin hacer distinción de la posición del infractor, el cargo o la relación que guarde con nuestra compañía.

    © 2020 Heinsohn Grupo Empresarial - Todos los derechos reservados